ØGénéralités

ØPréférences

ØFonctionnalités

Modifier le Motif d’un Rendez-vous

Liste des Rendez-vous d’un Patient

Prochain Rendez-vous Disponible

Généralités

C’est une application complémentaire de MédiClick! présente dans le dossier MédiClick! Studio sous le nom Agenda5.lbs.

Elle va vous permettre comme son nom l’indique de gérer les agendas de tous les médecins du cabinet.

Le nombre de Médecin étant illimité.

Elle possède des fonctions de :

• Planning Journalier, Hebdomadaire, Mensuel.

• Gestion des jours fériés, des vacances.

• Calendrier perpétuel

• Statistique d’activité

• Export vers PALM.

Toutes les données saisies dans l’Agenda sont enregistrées dans le même fichier de données que MédiClick!.

Important :

Si vous êtes amenés à une utilisation intensive de l’agenda, surtout en réseau, soyez vigilants si vous constatez des pertes de rendez-vous, c’est symptomatique la plupart du temps d’un fichier de données endommagé nécessitant un diagnostic et une réparation dans les meilleurs délais.

En effet, l’agenda est souvent le révélateur d’un fichier endommagé.

Vous accédez à l’Agenda de 4 façons :

• En cliquant sur le bouton présent dans la Fiche Administrative du patient.

• Par le menu

• Par le raccourci clavier SHIFT-Pomme-J (sur Mac) et SHIFT-Ctrl-J (sur PC)

• Par le menu contextuel commun aux principaux écrans de MédiClick!

Barre des Boutons

Un clic sur ce bouton ferme la fenêtre de l’Agenda.

Un clic sur ce bouton imprime la journée en cours de l’Agenda. Alt-Clic pour une prévisualisation

Un clic sur ce bouton détruit la journée en cours de l’Agenda.

Un clic sur ce bouton exporte au format PALM la journée en cours de l’Agenda.

Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre de visualisation statistique de votre activité.

Un clic sur ce bouton visualise le JOUR/SEMAINE/MOIS suivant.

Un clic sur ce bouton visualise le JOUR/SEMAINE/MOIS précédent.

Un clic sur ce bouton ouvre la palette « Calendrier Annuel ».

Alt-Clic ouvre la palette « Calendrier Mensuel».

LES MENUS

3 types de menus dont nous détaillerons ensuite chacune des fonctions :

• Menu Contextuel de Fenêtre

Accessible par un clic-droit ou Ctrl-Clic sur le bandeau supérieur de la fenêtre.

• Menu « Médecin »

Accessible par un simple clic sur ce même bandeau supérieur de la fenêtre.

• Menu Contextuel des Listes de Rendez-vous

accessible par clic-droit ou Ctrl-Clic sur une des lignes des listes de rendez-vous.

Le contenu de ce menu varie en fonction des actions possibles sur la ou les lignes sélectionnées.

MODE DE VISUALISATION

Vous avez 3 modes de visualisation de votre Agenda.

• Un mode « JOUR »

• Un mode « SEMAINE »

• Un mode « MOIS »

Le mode « JOUR » est le mode par défaut.

Il suffit de cliquer sur l’onglet désiré ou de se servir des touches é et ê pour basculer d’un mode de visualisation à l’autre.

Visualisation par JOUR

C’est seulement dans ce mode de visualisation que vous pourrez saisir des rendez-vous.

Elle comporte une liste « MATIN » et une liste « APRES-MIDI »

Chaque liste comporte 7 rubriques :

• Rubrique « Heure » ou créneau horaire du rendez-vous

• Rubrique « Etat » : qui donne une précision sur l’état du rendez-vous ( X signifie Acte réalisé dans MédiClick !, En salle, Absent etc..)

• Rubrique « Nom Prénom » qui contient par définition le nom et le prénom du patient ou alors le libellé du rendez-vous privé.

• Rubrique « Motif » qui contient le motif

Soit le motif dit « Secrétaire »,qui est figure en vert et qui est celui qui est saisi au moment de la prise de rendez-vous, soit le motif dit « Médecin » qui est celui renseigné dans la consultation et qui figure en bleu.

Vous pouvez basculer de l’un à l’autre par un simple clic sur la tête de la colonne motif.

• Rubrique Date de Naissance, Rubrique Téléphone, rubrique adresse.

En haut et à droite de chaque liste figure le total de Rendez-vous noté dans chaque liste :

Exemple : 3 Rendez-vous cette matinée-là.

En haut à droite du bandeau de la journée en cours figure le total de tous les rendez-vous de la journée.

Exemple :

Vous avez également le choix d’afficher ou pas la liste des visites via le menu contextuel de fenêtre.

Vous pourrez alors visualiser un même écran la liste de vos visites :

Visualisation par SEMAINE

Vous ne pouvez pas, dans ce mode de visualisation par semaine, noter de rendez-vous mais simplement visualiser votre semaine de travail agrémentée de code couleurs suivant le taux de remplissage que vous aurez défini dans vos préférences générales de l’Agenda.

Un simple clic sur la journée désirée vous ramène à la visualisation en mode JOUR de cette journée.

Visualisation par MOIS

Il en est de même pour ce mode de visualisation par mois.

Ces deux modes de visualisation prenant tout leur intérêt dans le cas d’une activité spécialisée dont les rendez-vous sont prévus parfois plusieurs mois à l’avance et sont très nombreux.

Dans ces 2 derniers modes de visualisations, les codes couleur définis dans les préférences prennent tout leur sens.

Préférences

Lorsque que vous utilisez AgendaClick! pour la première fois, vous êtes invité à définir au préalable vos préférences générales d’utilisation :

Cette fenêtre des préférences est accessible de 3 façons :

• Automatique lors de la première utilisation de l’Agenda.

• Par le menu contextuel général de la fenêtre

• Par un Clic sur le bouton de la palette de changement de médecin

Elle est également accessible en faisant ALT-CLIC sur le bandeau supérieur affichant le nom du médecin en cours :

Avec cette palette, vous pouvez également changer de médecin par un Clic sur une des barres désirée.

Dans cette fenêtre préférence, vous allez être amené à définir vos séquences de travail du matin et de l’après-midi pour chaque jour de la semaine ainsi que votre cadence de travail :

Si vous décochez les boutons ou c’est que vous avez décidé de ne pas travailler ce matin ou cet après-midi-là.

Par défaut la plage horaire du matin est définie de Oh à 13h59

Et la plage horaire de l’après-midi de 14h à 23h59.

Petit clin d’œil : Si vous saisissez une cadence inférieure à 5mn, vous aurez droit au message « clin d’œil » suivant :

Si vous cochez les motifs affichés par défaut dans les pages de l’agenda seront les motifs renseignés par le médecin lors de sa consultation.

Si vous cochez les motifs affichés par défaut dans les pages de l’agenda seront les motifs notés au moment de la prise de rendez-vous par vous-même ou par la secrétaire

Exemple :

Cette option permet de conserver une certaine confidentialité en évitant éventuellement à la secrétaire de visualiser le « vrai » motif de consultation. Celui que vous avez renseigné.

Vous pouvez toutefois basculer à tout moment entre la visualisation du Motif Secrétaire et celle du Motif Médecin par un simple clic sur la liste des rendez-vous sur Motif Secrétaire ou Motif Médecin.

Cette manoeuvre est impossible si vous vous êtes connecté au démarrage avec un code secrétaire et l’option cochée dans les Préférences Générales de MédiClick!

Vous pouvez définir ici des couleurs d’affichage par défaut concernant le type de rendez-vous, le type de journée (travaillée ou pas) et l’aspect visuel de la fenêtre en cliquant sur .

Pour revenir aux couleurs standard il vous suffit de cliquer sur .

Fonctionnalités

Calendrier Annuel

Dans cette palette, un double-clic vous permet d’ouvrir à la page du jour désirée.

Ces boutons vous permettent de changer d’année en cours.

Le jour figuré en rouge symbolise le jour d’aujourd’hui.

Le jour figuré en orange symbolise le jour sélectionné

Rappelle la semaine en cours

Un clic sur ce bouton lancera l’ouverture d’un lien vers le site officiel du calendrier des vacances scolaires.

Pour fermer cette palette, il suffit de cliquer sur .

Calendrier Mensuel

La fonctionnalité est la même que celle du Calendrier Annuel.

Changer de Page

•Soit comme vu précédemment en utilisant les palettes de Calendrier Annuel et Mensuel

•Soit par un clic sur les boutons pour avancer ou reculer d’une journée, d’une semaine ou d’un moi selon le mode de visualisation choisi.

• Soit par les touches claviers ç et è.

• Soit par le menu contextuel de fenêtre :

pour rechercher une date précise en renseignant une boîte de dialogue :

Changer de Médecin

Il existe deux possibilités

• Un simple clic sur le nom du Médecin en cours figurant sur le bandeau supérieur de la fenêtre pour dérouler le menu affichant la liste des Médecins du cabinet.

Ouvrir une Fiche Patient

Un simple double-clic sur une ligne comportant le nom du patient :

Noter un Rendez-vous Patient

Est considéré comme rendez-vous de type « Patient » un rendez-vous concernant un patient ayant un dossier médical.

Il existe deux solutions :

• Par un double-clic sur la liste « Matin » ou « Après-Midi » ou « Visite » sur la ligne du créneau horaire désiré… mais ne comportant pas de nom de patient.

Exemple : Si je veux prendre rendez-vous à 8h45

Si je double-clique sur la ligne 08:30 j’ouvre la fiche du patient DEMO Jean.

• Par le menu contextuel de liste :

Attention dans ce cas le rendez-vous est noté en ajoutant un créneau horaire.

Quelle que soit la solution choisie,

Vous retrouvez ensuite la fenêtre de Recherche Générale d’un patient de MédiClick !:

Il y a dans cette fenêtre 2 rubriques spécifiques à la saisie d’un rendez-vous.

La rubrique « Motif » que vous pouvez éventuellement renseigner :

Ce motif constituera le motif dit « Secrétaire ».

Il figurera en vert dans les pages de l’agenda :

et la rubrique « Heure » si vous désirez éventuellement changer l’heure initialement définie par le créneau horaire choisi.

Il vous suffit ensuite de valider votre choix par la touche « Enter » de votre clavier ou en cliquant sur le bouton de fermeture de la fenêtre « Recherche Patient ».

Lors de la saisie d’un rendez-vous, vous pouvez selon le cas avoir des messages d’alerte indiquant des incohérences.

Exemples :

En cas d’incohérence notoire…

Dans le cas précis ou le créneau horaire a déjà été pris. Par exemple par une autre secrétaire sur le réseau…

Dans le cas précis de la saisie d’une visite si l’adresse est incomplète.

Il faut en effet dans ce cas avoir au minimum renseigné un des 2 champs adresses et le champ Ville pour noter une visite sans avoir droit à ce message d’alerte.

Noter un Rendez-vous Privé

Est considéré comme rendez-vous de type « Privé » tout autre type de rendez-vous.

C’est-à-dire non renseigné dans le fichier des patients.

Ex : Rendez-vous chez le coiffeur, Rendez-vous avec un labo etc.

L’ergonomie pour la saisie est la même est dehors de la fenêtre à renseigner :

Le nom du rendez-vous « Privé » figurera dans une couleur spécifique. Celle que vous avez défini dans vos préférences.

Déplacer un rendez-vous

2 façons de déplacer un rendez-vous

• Par Drag&Drop entre les listes MATIN, APRES-MIDI et VISITE d’une même journée

ou à l’intérieur d’une même liste.

Exemple : Je « drag » le rendez-vous de 8h du matin et le « drop » sur la ligne 15h de l’après-midi pour déplacer mon rendez-vous de 8h à 15h.

• Par le menu contextuel de liste :

En sélectionnant l’option « Déplacer » puis en cliquant sur le nouveau créneau horaire désiré d’une des listes.

Tant que vous n’avez pas cliqué sur un autre créneau horaire ce rendez-vous n’est pas déplacé.

Ce nouveau créneau horaire pouvant être un de ceux de la journée en cours ou toute autre journée de n’importe quel médecin.

Le rendez-vous ne sera pas déplacé tant que vous n’avez pas effectué ce clic.

Vous pouvez ainsi déplacer un rendez-vous d’une journée à l’autre et d’un médecin à l’autre.

Exemple N°1 : Je veux déplacer le Rendez-vous de 8h30 du 2 Octobre 2004 de DEMO Paulette concernant le Médecin Jacques CLICK, à 16h le 2 Octobre 2004 pour l’agenda du Docteur Sylvie THESAURUS.

1 : Je sélectionne le rendez-vous de 8h30 de DEMO Paulette sur la journée du 2 Octobre 2004

2 : Je choisis « Déplacer » via le menu contextuel

3 : Je sélectionne le Docteur SYLVIE THESAURUS dans le menu de changement de médecin.

4 : Je clique sur le créneau 16h.

Exemple N°2 : Je veux déplacer le Rendez-vous de 8h30 du 2 Octobre 2004 de DEMO Paulette concernant le Médecin Jacques CLICK à 15h le 25 Octobre 2004 pour le même médecin

1 : Je sélectionne le rendez-vous de 8h30 de DEMO Paulette sur la journée du 2 Octobre 2004

2 : Je choisis « Déplacer » via le menu contextuel

3 : J’ouvre ma palette Calendrier Annuel

4 : Je sélectionne le 25 Octobre 2004

5 : Je clique sur le créneau de 15h

PS : C’est plus difficile à expliquer qu’à réaliser !

Dupliquez un Rendez-vous

• Par le menu

C’est le même principe que pour déplacer un rendez-vous.

• Par Drag&Drop

Comme pour la fonction DEPLACER mais en maintenant la touche MAJ enfoncée.

Supprimer un Rendez-vous

Il suffit de sélectionner le rendez-vous désiré et de sélectionner « SUPPRIMER »

dans le menu contextuel :

Bloquer un Créneau Horaire

Un créneau horaire dit « bloqué » rendra impossible une prise de rendez-vous pour le créneau sélectionné.

1/ Sélectionner un ou plusieurs créneaux horaires

2/ Dérouler le menu contextuel de liste :

3/ Choisissez « Bloquer »

Les créneaux dit « bloqués » ne seront plus disponibles pour une prise de rendez-vous

Ils figureront en hachurés gris :

Cette fonction peut à servir à rallonger le temps de consultation initialement prévu pour un patient, en bloquant le créneau horaire suivant.

Exemple : le patient a rendez-vous à 9h, votre cadence est défini à 15mn, bloquez le créneau de 9h15 pour définir un temps de consultation de 30mn.

Utiliser la fonction inverse pour libérer des créneaux horaires bloqués :

Supprimer un Créneau Horaire

Permet de modifier des créneaux horaires préalablement définis.

1/ Sélectionner le créneau horaire que vous voulez supprimer

2/ Dérouler le menu contextuel de liste :

3/ Choisissez « Effacer ce créneau horaire… »

Patient Absent

Cette fonction permet de signaler l’absence d’un patient à un rendez-vous.

1/ Sélectionner le patient absent

2/Dérouler le menu contextuel de liste :

3/ Choisir « Absent » dans le menu

Le patient absent à son rendez-vous figurera hachuré en jaune dans la liste :

A l’inverse, vous pouvez déclarer le patient présent :

Patient en Salle

Cette fonction permet de signaler l’arrivée du patient en salle d’attente.

1/ Sélectionner le patient désiré

2/ Dérouler le menu contextuel de liste

3/ Choisir « Salle » dans le menu :

A l’inverse, en cas d’erreur vous pouvez annuler en choisissant « Pas en Salle » dans le menu :

Modifier le Motif d’un Rendez-vous

Si vous désirez modifier le motif de consultation initialement saisi au moment de la prise du rendez-vous,

il suffit de faire MAJ-CLIC sur le rendez-vous choisi :

Puis de renseigner le nouveau motif dans la boîte de dialogue suivant :

Encore une fois, ce motif est celui renseigné au moment de la prise de rendez-vous et est totalement différent du motif renseigné dans la consultation.

Il est visualisé par défaut en vert.

Imprimer les Rendez-vous

Vous pouvez imprimer au choix :

• Le MATIN ou L’APRES-MIDI ou LES VISITES par le menu contextuel concerné.

Exemple :

• La totalité de la journée par le bouton .

Exemple :

MAJ-Clic sur le bouton vous permettra d’imprimer une sélection de votre agenda en choisissant un intervalle de date dans le message suivant :

Ne pas Travailler

Si vous désirez ne pas travailler une matinée ou une après-midi précises,

Il vous suffit de cliquer sur la tête de la liste MATIN ou APRES-MIDI. Pour dérouler le menu adéquat.

Exemple : Vous désirez ne pas travailler la matinée du 5 Octobre 2004

Le titre de la liste prendra alors la couleur des « jours non travaillés » définie dans vos préférences :

Un petit icône symbolise ce jour non travaillé.

Il est évident que si des rendez-vous sont déjà notés ce jour là, ce choix sera impossible.

A l’inverse, si vous souhaitez travailler un jour initialement non travaillé faite la manœuvre inverse :

Deviendra :

Les créneaux horaires seront automatiquement générés en reprenant ceux définis dans vos préférences.

Exception :

Si dans vos préférences, vous avez défini de ne pas travailler par défaut telle matinée ou telle après-midi, vous serez obligé, dans le cas où vous choisissez de travailler cette matinée ou cette après-midi là de définir des créneaux horaires via le menu contextuel de liste :

Ce menu permet également de rajouter des créneaux horaires de façon ponctuelle.

Liste des Rendez-vous d’un Patient

Pour voir tous les rendez-vous en cours d’un patient, vous avez 3 solutions

• Dans la fiche Administrative du patient dans MédiClick !:

• Au moment de la prise de rendez-vous en déroulant le menu contextuel :

• A partir d’une page de l’agenda toujours par le menu contextuel :

qui ouvrira la palette suivante :

Vous pouvez dans cette palette supprimer un ou plusieurs rendez-vous en cliquant sur le bouton .

Vacances

Pour définir rapidement un certain nombre de jours non travaillés, des vacances par exemple, ouvrez alors la fenêtre des vacances.

• Soit par le menu contextuel de fenêtre :

• Soit par un clic sur le bouton dans la fenêtre des Préférences :

L’ouverture de cette fenêtre des vacances peut parfois prendre un certain temps suivant les performances de votre machine.

Dans cette fenêtre sont visualisés :

• En gris les jours travaillés (ou ouvrés)

• En rouge les jours fériés

• En bleu les jours non travaillés

Pour déclarer un jour non travaillé, il suffit d’un simple clic sur le jour désiré.

Exemple :

Je veux ne pas travailler le Mardi 2 deviendra .

Attention s’il existe des rendez-vous de notés ce jour-là vous aurez droit au message suivant :

Pour prévoir vos vacances ou vos jours non travaillés plusieurs années à l’avance ou visualiser les années précédentes , cliquez sur les boutons .

Pour retourner à la fenêtre des Préférences cliquez sur

Pour fermer la fenêtre et retourner à la page du jour cliquez sur .

Prochain Rendez-vous Disponible

Il suffit de sélectionner « Prochain Rendez-vous de libre » dans le menu contextuel de fenêtre :

La page de la prochaine journée comportant un rendez-vous de libre s’affichera alors.

La recherche ne s’effectuant pas sur la date du jour puisqu’à priori c’est celle que vous avez sous les yeux…

Revenir à la Date du Jour

Un simple clic sur le bandeau affichant la date du jour en cours :

Export PALM

Pour exporter la page en cours de d’agenda au format PALM, il suffit de cliquer sur .

Pour exporter plusieurs pages faites ALT-CLIC sur ce même bouton.

Puis définissez votre sélection.

Un fichier nommé Palm_Agenda.txt sera créé dans le dossier MédiClick! Studio /PalmExport

Ce fichier pourra ensuite être importé dans le logiciel de gestion de votre palm.

Pour plus de précision reportez-vous au chapitre Import-Export PALM

Mémento

Le mémento est un petit bloc-notes saisissable pour chaque journée.

Pour l’ouvrir il suffit de choisir « mémento » dans le menu contextuel de liste :

Saisissez-y le texte désiré puis fermer le par un clic sur .

Pour effacer son contenu cliquez sur

La présence d’un mémento renseigné pour une journée sera signalée par un petit icône clignotant dans la fenêtre.

Statistiques

La fenêtre des statistiques d’activité est accessible en cliquant sur le bouton de la fenêtre principale de l’agenda.

Ne sont comptabilisés que les rendez-vous effectués chaque jour pour chaque mois de chaque année.

Pour changer de mois cliquez sur les boutons ou directement dans la liste :

Supprimer une Journée

Il vous suffit de cliquer sur le bouton et de valider le message d’alerte suivant :

Horloge

Si vous n’avez pas l’heure, faite Alt-Clic sur le bandeau de la journée en cours.

Et vous afficherez ainsi une fonction hautement évoluée… J

Restaurer l’Agenda

Préambule :

Quand vous notez un rendez-vous dans une page de l’Agenda, celui-ci est enregistré non seulement dans une table interne propre à l’Agenda mais également dans une liste « Rendez-Vous » propre à chaque patient.

Il se peut, dans le cadre d’une fonctionnement en réseau multipostes, que des pannes de réseau ou des déconnections intempestives d’un des postes clients « endommagent » parfois les enregistrements des pages de l’Agenda.

Ils occasionnent donc des pertes des rendez-vous surtout dans le cas ou il existe un ou plusieurs postes « Secrétaires » ouverts en permanence.

Ainsi si vous constatez des pertes de rendez-vous dans l’Agenda, c’est souvent le témoin d’un fichier de données endommagé qui nécessitera de lancer « MédiClick! Diagnostic »

Il est fortement conseillé de lancer MédiClick! Diagnostic avant de procéder à la restauration de l’Agenda.

Ainsi est-il prévu une fonction de restauration des pages endommagées à partir de la liste des rendez-vous en cours de chaque patient.

Cette fonction n’est accessible que par un code fourni par la Hotline et ne peut avoir lieu que quand vous êtes le seul utilisateur connecté sur le fichier.

Comment Procéder

Pour accéder à cette fonction avancée de MédiClick!, il suffit de sélectionner « Restaurer l’Agenda » dans le menu contextuel de fenêtre .

Puis de saisir le code fourni par la Hotline

Un message d’alerte vous permet encore d’annuler votre choix.

Vous choisirez ensuite l’intervalle de date sur lequel cette restauration doit s’effectuer et si cette restauration doit s’appliquer au Médecin en cours ou à tous les Médecins du Cabinet.

Cliquez ensuite sur le bouton pour lancer la restauration ou sur le bouton pour annuler.

Le temps de la restauration sera proportionnelle à l’intervalle de date choisi et au nombre de patients enregistrés dans votre fichier.

Attention !

Les rendez-vous de type « Perso » et les créneaux horaires bloqués ne seront pas restaurés.